Regulamin świadczenia usług w zakresie tłumaczeń pisemnych i ustnych przez ePAROLE sp. z o.o.

§1
Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin (zwany dalej „Regulaminem”) określa zasady świadczenia usług na rzecz Klientów w zakresie tłumaczeń pisemnych i ustnych przez eParole Sp. z o.o.
2. Zawarcie umowy o wykonanie tłumaczenia pomiędzy eParole Sp. z o.o. a Klientem następuje z chwilą pisemnego potwierdzenia przez Klienta warunków realizacji tłumaczenia (warunki tłumaczenia obejmują w szczególności: rodzaj tłumaczenia, cenę brutto, sposób, miejsce oraz termin zapłaty oraz czas realizacji).

§2
Składanie zamówień

1. Treści do tłumaczenia wysyłane są do biura tłumaczeń eParole Sp. z o.o. w formie elektronicznej na adres: biuro@eparole.pl w postaci załącznika, lub dostarczane osobiście, przesyłane pocztą, kurierem przez Klienta do siedziby Biura. Jeżeli treść tłumaczenia zawarta jest w dokumencie, to zasady jego dostarczenia określa § 3 ust. 6.
2. Na podstawie otrzymanych od Klienta treści, przygotowana jest dla niego oferta określająca warunki tłumaczenia.
3. Potwierdzając warunki usługi tłumaczenia, Klient akceptuje postanowienia niniejszego „Regulamin świadczenia usług w zakresie tłumaczeń pisemnych i ustnych przez eParole Sp. z o.o.” oraz zaciąga wobec eParole Sp. z o.o. zobowiązanie do realizacji na jego rzecz obowiązków określonych w warunkach zamówienia (obowiązek terminowej zapłaty wynagrodzenia w sposób określony w tych warunkach).
4. Anulowanie Zamówienia usługi tłumaczenia ustnego powinno być wykonane w formie pisemnej pocztą elektroniczną lub telefonicznie.

§3
Tłumaczenia pisemne

1. Wyróżnia się tłumaczenia pisemne nieuwierzytelnione (zwykłe) i uwierzytelnione (poświadczone).
2. Podstawą rozliczania objętości tłumaczenia pisemnego nieuwierzytelnionego jest liczba stron rozliczeniowych w przetłumaczonym tekście.
3. Jedna strona rozliczeniowa tłumaczenia pisemnego nieuwierzytelnionego liczy 1800 znaków ze spacjami. Objętość tłumaczenia jest zaokrąglana w górę do pełnej strony rozliczeniowej.
4. Podstawą rozliczania objętości tłumaczenia pisemnego uwierzytelnionego jest liczba stron rozliczeniowych w przetłumaczonym tekście. Strona rozliczeniowa zawiera 1125 znaków ze spacjami. Objętość tłumaczenia jest zaokrąglana w górę do pełnej strony rozliczeniowej. Na wniosek Klienta, eParole Sp. z o.o. wykona więcej egzemplarzy tłumaczeń uwierzytelnionych za dodatkową opłatą, wynoszącą 50% ceny tłumaczenia.
5. Tryb i termin przekazania tłumaczenia jest ustalany z Klientem indywidualnie i treść tego ustalenia nie stanowi części warunków zamówienia, o których mowa w § 1 ust. 2. W takim wypadku, dzień uzgodniony z Klientem na przekazanie tłumaczenia jest to dzień wykonania usługi. Przy ustalaniu trybu i terminu przekazania tłumaczenia nie uwzględnia się sobót, niedziel lub innych dni ustawowo wolnych od pracy, chyba że uzgodniono inaczej.
6. Klient wysyła dokumenty do przetłumaczenia na następujący adres lub adres e-mail:

EParole Sp. z o.o.
Grabarska 1, Pegaz Bud. B, 3 piętro
50-079 Wrocław
e-mail: biuro@eparole.pl

7. eParole Sp. z o.o. potwierdza otrzymanie dokumentów do przetłumaczenia oraz ustala z Klientem termin i koszt wykonania tłumaczenia.
8. eParole Sp. z o.o. odsyła tłumaczenie pisemne w zależności od poczynionych ustaleń z Klientem co do formy odbioru. Odbiór może być osobisty lub za pośrednictwem: przesyłki pocztowej, kuriera oraz za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres wskazany przez Klienta.
9. Anulowanie Zamówienia usługi tłumaczenia pisemnego powinno być wykonane w formie pisemnej pocztą elektroniczną lub telefonicznie. W przypadku anulowania Zamówienia na wykonanie tłumaczeń pisemnych w czasie jego trwania, Klient zostaje obciążony kosztami wynikającymi bezpośrednio z ilości tekstu przetłumaczonego do chwili anulowania Zamówienia.

§4
Tłumaczenia ustne

1. Klient zamawia usługę tłumaczenia ustnego telefonicznie lub pisemnie na następujący adres e-mail:

EParole Sp. z o.o.
Grabarska 1, Pegaz Bud. B, 3 piętro
50-079 Wrocław
e-mail: biuro@eparole.pl

2. eParole Sp. z o.o. jest zobowiązane ustalić z Klientem termin i szacunkowy koszt wykonania tłumaczenia ustnego, przesłany Klientowi pocztą elektroniczną.
3. Czas pracy tłumacza liczony jest od godziny rozpoczęcia tłumaczenia do godziny zakończenia tłumaczenia określonych w Zleceniu, łącznie z przerwami pomiędzy poszczególnymi częściami tłumaczenia. Rozliczenie następuje jednak zgodnie z faktycznym czasem trwania tłumaczenia, który liczony jest od godziny stawienia się tłumacza do pracy do godziny zwolnienia go przez Zamawiającego z wykonywania tłumaczenia.
4. W przypadku tłumaczeń ustnych jednostką rozliczeniową jest blok 4-godzinny.
5. W przypadku tłumaczeń symultanicznych jednostką rozliczeniową jest blok 4-godzinny. Tłumaczenia symultaniczne zawsze wykonywane są przez 2 tłumaczy.
6. Każdy rozpoczęty blok 4-godzinny liczy się jako pełny blok.
7. W przypadku tłumaczeń wyjazdowych minimalne dzienne wynagrodzenie za tłumaczenie jest równe stawce za 2 bloki.
8. W przypadku tłumaczeń wyjazdowych Klient pokrywa koszty dojazdu, zakwaterowania i wyżywienia tłumacza.
9. W przypadku anulowania zlecenia na tłumaczenie ustne na później niż 3 dni robocze przed planowanym rozpoczęciem tłumaczenia, naliczana jest opłata za anulowanie w wysokości 30% zamówienia, natomiast w przypadku anulowania zlecenia na 24 godziny przed planowanym rozpoczęciem tłumaczenia, opłata za anulowanie wynosi 100% wartości usługi.

§5
Płatności

1. Klient zobowiązany jest do zapłaty wynagrodzenia na podstawie faktury lub rachunku. Dowody sprzedaży są wystawiane po realizacji Zamówienia przez eParole Sp. z o.o.
2. W przypadku pierwszego zlecenia wystawiana jest faktura proforma, której zapłata warunkuje przystąpienie przez eParole Sp. z o.o. do realizacji zamówienia.
3. Płatności są realizowane w formie przelewu na rachunek wskazany w fakturze, lub w formie gotówkowej w kasie Biura.

§6
Reklamacja

1. Jeżeli eParole Sp. z o.o., stwierdzi że reklamacja jest uzasadniona zostanie ona usunięta bezpłatnie przez eParole Sp. z o.o., pod warunkiem jej zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty otrzymania tłumaczenia przez Klienta. Reklamacje zgłoszone po upływie tego terminu mogą być uwzględnione przez eParole Sp. z o.o. odpłatnie.
2. Zgłoszenie reklamacji nie zmienia terminu zapłaty za usługę.
3. Wysokość odszkodowania za wszelkie poniesione szkody związane z wykonaniem tłumaczenia przez eParole Sp. z o.o., ogranicza się do wysokości wynagrodzenia należnego eParole Sp. z o.o. za wykonanie tego zlecenia.
4. eParole Sp. z o.o. ma możliwość dochodzenia nieterminowo regulowanych należności oraz naliczania odsetek za zwłokę zgodnie z obowiązującymi przepisami, jak również korzystania w tym zakresie z usług podmiotów zajmujących się windykacją należności.
5. W rezultacie, w przypadku przekroczenia przez Klienta terminu płatności, eParole Sp. z o.o. przysługuje prawo do przelewania wierzytelności o zaległą zapłatę na rzecz osób trzecich, na co Klient wyraża zgodę.

§7
Prawa autorskie i poufność

1. Majątkowe prawa autorskie oraz pozostałe prawa własności intelektualnej do wykonanego tłumaczenia są przenoszone na Klienta bezpośrednio po uregulowaniu pełnej kwoty należności na podstawie wystawionego przez eParole Sp. z o.o. dowodu sprzedaży.
2. Wszystkie dokumenty i informacje przekazane przez Klienta oraz treść spotkań tłumaczonych przez tłumaczy ustnych są traktowane jako poufne i nie są udostępniane osobom trzecim, z wyłączeniem materiałów powszechnie dostępnych (publikacje prasowe i internetowe, ogólnie dostępne akty prawne itp.).
3. eParole Sp. z o.o. zastrzega sobie możliwość realizowania obowiązków wynikających z umowy zawartej z Klientem przy wykorzystaniu osób trzecich.
4. Wszelkie dane osobowe Klienta w rozumieniu postanowień ROZPORZĄDZENIA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanym dalej Rozporządzeniem RODO, są gromadzone i przetwarzane w celu prawidłowego wykonania usług.5. eParole Sp. z o.o. podejmuje wszelkie niezbędne środki dla ochrony danych osobowych Klienta i wszelkich innych udostępnianych danych, w tym w szczególności treści zlecanych do tłumaczenia.
5. Jeżeli treść tłumaczenia zawiera dane osobowe dotyczące osoby trzeciej, to Klient zobowiązany jest mieć zgodę tej osoby w rozumieniu postanowień art. 6 ust. 1 lit a  Rozporządzenia RODO na przekazywanie danych osobowych jej dotyczących do eParole Sp. z o.o.
6. Zawarte w treści dane osobowe, o których mowa w art. 9 ust. 1 Rozporządzenia RODO mogą być przekazywane wyłącznie w formie spseudonimizowanej a jeśli jest to możliwe, Klient ma obowiązek przed dostarczeniem takiej treści uprzedzić eParole Sp. z o.o. i nie dostarczać tych danych przed otrzymaniem zgody na to dostarczenie.

§8
Postanowienia końcowe

1. Niniejszy regulamin ma zastosowanie w kwestiach nieuregulowanych odrębnie pomiędzy eParole Sp. z o.o. i Klientem. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem mają zastosowanie przepisy powszechnie obowiązującego prawa.
2. Jeżeli jedno z postanowień niniejszego Regulaminu uznane zostanie za nieważne w całości lub w części bądź za niemożliwe do spełnienia, pozostałe postanowienia zachowują ważność i pozostają w mocy, zaś postanowienia dotknięte nieważnością lub niemożliwością zastępują postanowienia najbardziej zbliżone uwzględniające bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa.
3. Wszelkie spory na tle postanowień niniejszego Regulaminu lub świadczonych usług będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy dla siedziby eParole Sp. z o.o. eParole Sp. z o.o. i Klient będą dążyć do polubownego rozstrzygania sporów.